PLANEJAMENTO DE UM BANCO DE DADOS ACCESS

1) QUAL O COMPUTADOR DO CLIENTE?

O primeiro detalhe a observar é a estrutura que
o Cliente tem no momento: computador, processador,
memória RAM, espaço livre no HD, etc. Sistema opera-
cional e versão, versão do Access, etc. Veja se realmente
o sistema desejado pelo Cliente pode ser desenvolvido em
Access, quantos usuários terá o sistema, em quantos micros
será utilizado. Caso o sistema esteja em grandes redes, então
o recomendado é outra ferramenta.

2) QUAL O OBJETIVO DO SISTEMA?

Objetivo do Banco de dados, final a que se destinará.
Isto tem que estar bem claro. Esta é a hora
de coletar o máximo de informações sobre o sistema: se
a empresa já tem um sistema veja este sistema. Se possível,
pegue uma cópia para olhar com calma. Se não tem, então 
colete o máximo de documentos como a empresa já faz o
serviço manualmente. Pergunte também que características
são desejadas no sistema. "Adivinhe" também as necessidades
da empresa. É, advinhar, pois terá que perceber até as 
necessidades que ele não relatou. Nem sempre o
cliente consegue expressar o que quer e o que realmente precisa.
Ora ele pede o que não precisa, ora não pede o que precisa.

3) ANOTE TUDO O QUE O CLIENTE ESTÁ SOLICITANDO

Aqui deve ficar bem claro tudo que o sistema fará: que cadas-
tros, relatórios, etc. Fica muito ruim para o programador, ao
levar o sistema para entregar ai Cliente, este dizer: ah mas
eu queria isso, está faltando aquilo, mas isso não está da
maneira que eu pedi, e por aí... Por isso anote tudo o que 
for solicitado para o sistema, para depois poder argumentar
que isso foi solicitado e aquilo não foi.

4) QUAL O PREÇO DO SISTEMA?

Somente depois de ter uma idéia bem aproximada você deve
fazer sua propostaum de preço para o projeto. 

5) QUAL O PRAZO PARA ENTREGA?

Seja cauteloso também ao estipular o prazo para a conclusão
do sistema. Faça entender ao cliente que o prazo que você
está determinando não é algo fixo, pois você não está vendendo
um produto que para o qual já tem uma fórmula pronta. Lembre
a ele que terá que desenvolver soluções novas e que isso 
algumas vezes toma muito tempo, já que você sempre persegue
a solução ideal em termos de praticidade para o operador e
de eficiência do sistema.

6) DADOS PESSOAIS DA EMPRESA/CLIENTE

Aqui também é importante ter outras anotações sobre o sistema:
- Nome do Sistema (que deve constar juntamente com logotipos e 
outras informações desejadas pelo cliente nos cabeçalhos de 
páginas dos relatórios).
- Nome da Empresa (Deve ficar no formulário de abertura).
- Nome e Fone do Cliente e do Operador ou Contato

7) DEFINA OS OBJETOS DO SISTEMA

Depois de definir o que o BD irá fazer, agora vamos 
dividi-lo em partes: em Tabelas. Quantas e quais serão as
Tabelas do BD? Quais Formulários e Relatórios?

- Cadastros de Clientes, 
- Funcionários, 
- Fornecedores, 
- Produtos, 
- Controle de Vendas, 
- Estoque,...

8) DETALHE CADA TABELA COM CUIDADO

- Tipo de dado correto, 
- Tamanho dos Campos,
- Formatos, 
- Máscaras, 
- Regras de Validação, 
- Valor Padrão, etc.

9) TABELAS PRIMÁRIAS, SECUNDÁRIAS E CHAVES

Construa antes as tabelas primárias: Clientes, Funcionários,
etc. Deixe as secundárias para depois: Vendas, Controle de Estoque,
etc. No momento da Construção de uma Tabela secundária é muito
importante a escolha das Chaves e normalmente elas tem Chave composta
por mais de um Campo.

10) TESTE AS TABELAS, ANTES DE INICIAR OS FORMULÁRIOS

Após as tabelas estarem todas prontas você deve cadastrar alguns
registros para teste. Cadastre registros que realmente testem suas
características, por exemplo: números de CPF devem ser preenchidos
com a quantidade exata de campos para ver se cabe. Nome de Cliente
deve ser preenchido com a quantidade máxima planejada para o Campo
para ver se não houve engano.

11) RELACIONAMENTOS, A ESTABILIDADE DO SISTEMA

Agora chegou a hora dos Relacionamentos: com as Tabelas pronti-
nhas e testadas, com as Chaves nos devidos lugares cri os relacio-
namentos entre as Tabelas. 

Aqui lembre que em chaves compostas de vários Campos a ordem dos 
Campos é improtante: CódigoPedido, depois CódigoCliente e depois 
CódigoObra. Lembrando que um Pedido é feito por um Cliente que 
comprou uma Obra. 

Outro detalhe importante é atentar para não inverter a ordem das
chaves em duas Tabelas que comporão um Formulário e o Sub. 

Exemplo errado:
No Formulário Principal:	No Sub Formulário

CodPedido			CodPedido
CodCliente			CodObra
CodObra				CodCliente
				CodItem

Isso acarretará o não funcionamento do sub.

12) FORMULÁRIOS E RELATÓRIOS

Após as Tabelas e Relacionamentos prontos, vamos construir os
Formulários e Relatórios. Aqui para as Tabelas Primárias 
normalmente um Formulário Autoformulário Colunar atende. Para 
os que tem Subs o mais prático é o uso do Assistente para criar 
o Formulários com o(s) Sub(s).

Após Concluir os formulários você deve testá-los ainda com mais
cuidado do que as Tabelas. Veja se os Controles cabem realmente
as informações planejadas. Cuidado após alterar ou acrescentar
algum Controle com a Ordem de tabulação.

Uma boa idéia (do meu colega Marco Frota marcofro_2000@yahoo.com.br)
é Cadastrar os Campos Texto ou Numéricos com algarismos assim:

12345678901234567890123456789012345

Este acima seria um Campo com 35 posições. Ótima idéia para testar
Formulários e Relatórios.

13) MÓDULOS DO SISTEMA

Planeje as rotinas mais sofisticadas em que terá que usar Macros
e Módulos globais. Lembre de nunca deixar funções que não utilizará.
Ao testar uma função e desistir de seu uso remova-a do sistema para
evitar que o mesmo torne-se lento e até que apresente erros que se
tornarão trabalhosos para debugar. Lembre sempre de Compactar seu
sistema para que fique ao mesmo tempo monitorando os bugs, já que
ao Compactar o Access verifica os erros de código.

14) IMPLEMENTANDO A SEGURANÇA DO SISTEMA

Agora vamos implementar a segurança a nível de usuários do Access, 
a maneira mais segura de distribuir nossos sistemas. Veja a seção 
Segurança do Cantinho dos Amantes do Access para detalhes. 

Caso deseje implantar um menu feito com um dos
Construtores da Microsoft, como o Menu Builder, faça-o somente
após implementar a segurança. Lembre-se de criar um novo arquivo
System.mdw com o Administrador de Grupos de Trabalho, nunca 
aproveite o existente nem faça cópia do mesmo.

15) DIVIDINDO O BANCO DE DADOS EM DOIS

Agora uma recomendação muito útil para os programadores e segura
para os dados do Cliente é dividir o Banco de Dados em Dois: um 
arquivo com as Tabelas e o outro com os demais objetos. Use o
próprio Access para isso:

- Ferramentas - Suplementos - Divisor de bancos de dados.

Isso ajudará quando você for fazer correções ou atualizações do
sistema que já foi entregue ao Cliente. Nestes momentos leve apenas
o arquivo com os outros objetos e sobrescreva o existente no micro
do Cliente. Lembre que somente deve fazer isso se já tiver dividido
o Banco de Dados e no micro do Cliente exista dois arquivos: um apenas
com os objetos e outro com as tabelas.

16) UTILITÁRIOS PARA O SISTEMA

Criar um sistema para fazer backup, restauração, compactação. reparo
entre outros acrescenta grande valor ao sistema e segurança aos dados.
No Access 2000 estes podem ser implementados no próprio sistema, nos
anteriores deve ser feito outro sistema auxiliar que chame o principal.

17) TESTES FINAIS

Agora é a hora de fazer os testes finais do sistema.
Teste abundantemente. Seja muito critérioso e não tenha pressa.
Teste todos os formulários, todos os relatórios e todas as possibilidades
de problema existentes.

18) AJUDA DO SISTEMA

Outro detalhe muito útil para os operadores do sistema é uma 
documentação. Caso possa, crie algum sistema de ajuda,
onde você detalha o uso dos principais elementos do sistema.
No mínimo crie um arquivo no Word com as recomendações mais
importantes e deixe um ícone na tela do micro do usuário.
Para o(s) programador(es) é muito importante que o código esteja
todo comentado, principalemnte em rotinas críticas.

19) SUPORTE AO SISTEMA

Uma questão delicada é o suporte ao sistema, após a conclusão.
Varia muito de programador para programador. Eu particularmente acre-
dito que o limite não pode ser muito fixo para problemas do sistema,
ou seja, em que a responsabilidade é realmente do programador. 
Quanto ao tempo deste suporte "gratuito" varia a acredito que também
depende do mercado: uns dão um mês outros oferecem 6 meses.

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  Cantinho dos Amantes do Access
http://www.ribafs.hpg.com.bf/access/